Effectief aan het werk; zo werkt Calendar Blocking

FRIESLAND - Sinds de uitbraak van de coronapandemie werken meer mensen dan ooit thuis. Daar zitten voordelen aan, maar veel mensen vinden het ook moeilijk om thuis net zo productief aan de slag te gaan als op kantoor. Speciaal voor deze mensen verdiept RondOm Vandaag zich in verschillende methodes die je helpen om productiever te werken. In dit artikel gaan we het hebben over Calendar Blocking of Time Blocking.

Wat is Calendar Blocking?

Calendar Blocking (kalender blokken) of, zoals het ook weleens wordt genoemd, Time Blocking (tijd blokken) is een werkmethode waarbij je je (werk)dag verdeeld in verschillende blokken van een vooraf bepaalde tijd. Zo’n tijdblok is gereserveerd voor het afronden van een specifieke taak en in die tijd richt je je ook alleen op die specifieke taak. In plaats van het bijhouden van een vrijblijvend to-do lijstje verbind je al je taken aan een tijdblok. Je start elke dag met een concrete planning waarin staat wat je wanneer gaat doen.

Hoe begin ik met Calendar Blocking?

Beginnen met Calendar Blocking is niet moeilijk, volg dit stappenplan en het gaat je lukken!

Stap 1. Maak een lijstje van je algemene werkzaamheden, bijvoorbeeld: mail checken, het bellen van klanten, vergaderen, administratieve taken, research, lunch.

Stap 2. Geef elke werkzaamheid een kleur. Dit kan je doen met markeerstiften of in je online agendasysteem.

Stap 3. Plan elke dag een kwartier of half uur in voor het aanpassen en updaten van je agenda. Het handigste is om dit in te plannen aan het begin van je dag, of aan het eind. Tijdens je werk kan er altijd iets gebeuren dat je van te voren niet hebt ingepland, bijvoorbeeld een vergadering.

Stap 4. Plan je lunchtijd in, bijvoorbeeld van 12.30 tot 13.00 uur. Het is fijn om een vaste tijd te hebben om even het werk naast je neer te leggen.

Stap 5. Plan aan het einde van de dag een tijdsblok om je voor te bereiden op de volgende dag. 6. Plan de overige werkzaamheden in rondom de blokken die je al hebt staan. Dit hoeft aan het begin van de week nog niet specifiek te zijn, maar maak wel een realistische schatting van het aantal minuten dat je ermee bezig wilt zijn.

Tips voor het starten met Calendar Blocking

Google Calendar is een uitstekend programma voor Calendar Blocking, maar je kan bijna elk online agendaprogramma gebruiken.

Plan je steeds terugkomende korte taken, zoals het checken van je mail of sociale media, tussen twee grotere taken in.

Licht collega’s die zicht hebben op jouw agenda in dat je Calendar Blocking probeert of doe het in een persoonlijke agenda.

Nu kun je van start

Als het opzetten van je agenda is gelukt, dan kun je van start! Begin je dag met het checken van je agenda om te kijken of alles nog klopt en of er niets tussen is gekomen. Laat je vanaf dat moment leiden door je agenda. Als je de notificatie krijgt om met een nieuwe werkzaamheid te starten, leg dan je vorige werkzaamheid naast je neer.

Aan het einde van de dag kun je kijken welke taak nog niet is afgerond en deze kan je opnemen in een tijdsblok van de volgende dag. Is een tijdsblok vaak te lang of te kort, houdt hier dan rekening mee voor de volgende keer.

Waarom werkt Calendar Blocking?

Calendar Blocking werkt omdat je voor je de werkweek of werkdag begint extra aandacht besteedt aan het prioriteren van je taken. Daarnaast is het makkelijker om ononderbroken je werk uit te voeren. Je laat je bijvoorbeeld niet afleiden door steeds je mails te beantwoorden, hier is immers een vaste tijd voor geblokt. Bovendien hoef je gedurende de dag niet na te denken over wat je moet doen.

Voor wie werkt Calendar Blocking?

Calendar Blocking kan voor iedereen geschikt zijn en is zowel te gebruiken voor jouw werk- als privé-agenda. Toch is het voor sommige levens niet de beste manier van timemanagement. De methode gaat er namelijk vanuit dat jouw dag redelijk overzichtelijk en voorspelbaar is. Bij sommige beroepen, bijvoorbeeld in de zorg, is dit niet het geval en kan Calendar Blocking je juist in de weg zitten en je minder flexibel maken. Daarnaast werkt Calendar Blocking het beste in een online omgeving. Het is daarom heel geschikt voor mensen met een kantoorbaan, maar minder voor mensen die eigenlijk nooit online zijn. Voor wie het wel heel geschikt is, is voor studenten! In plaats van je werktaken gebruik je de tijdblokken om huiswerk in in te delen.

Maar werkt het ook echt?

Redacteur Melissa probeerde Calendar Blocking twee weken uit. Wil je weten hoe ze dat ervoer? Lees dan haar korte reportage op onze website. Ga naar www.bit.ly/EffectiefWerken1RV of scan deze QR-code