Hoe doe je het beste slechtnieuwsgesprekken?

SNEEK - Het voeren van slechtnieuwsgesprekken is een van de moeilijkste taken die je als manager kunt hebben. Het is een uitdaging om zowel empathisch als duidelijk te zijn. Je wilt de boodschap overbrengen zonder de ontvanger onnodig te kwetsen. In dit artikel geven we je een aantal tips om deze gesprekken zo goed mogelijk te voeren.

Bereid je goed voor

Een slechtnieuwsgesprek is niet iets dat je zomaar even tussendoor doet. Het vereist een goede voorbereiding. Zorg dat je precies weet wat je gaat zeggen en hoe je het gaat zeggen. Bedenk ook wat de mogelijke reacties van de ander kunnen zijn en hoe je daarop kunt reageren. Het is van belang dat je van tevoren achter de boodschap staat die je wilt gaan brengen. Bedenk wat de redenen ervoor zijn en hoe je dat het beste kunt overbrengen. 

Gebruik de juiste gesprekstechnieken

Het gebruiken van de juiste gesprekstechnieken is van belang in een slechtnieuwsgesprek. Dit begint met actief luisteren naar de reactie van de ander. Laat de ander uitpraten, vat samen wat de ander zegt en toon begrip. Stel open vragen om de ander de ruimte te geven zijn of haar gevoelens te uiten. Zo  zorg je ervoor dat de boodschap op een respectvolle manier wordt overgebracht.

Wees duidelijk en direct

Het kan erg verleidelijk zijn om de boodschap te verzachten of eromheen te draaien. Toch is het belangrijk om duidelijk en direct te zijn. Geef concreet aan wat het probleem is en wat de gevolgen zijn. Voorkom dat de ander met vragen blijft zitten of dat er onduidelijkheid ontstaat over wat je precies bedoelt. Probeer de ander ook aan te moedigen om vragen te stellen zodat je eventuele onduidelijkheden weg kunt nemen. Bied ook aan dat diegene je op een later moment kan bereiken voor vragen. Misschien dat de boodschap namelijk eerst even in moet dalen. 

Oefen je presentatievaardigheden

Hoewel de inhoud van het gesprek natuurlijk het belangrijkste is, moet ook de manier waarop je de boodschap overbrengt niet onderschat worden. Je presentatievaardigheden kunnen een grote invloed hebben op hoe de boodschap wordt ontvangen. Oefen daarom op je houding, stemgebruik en non-verbale communicatie. Zorg dat je rustig en zelfverzekerd overkomt. Deze vaardigheden zijn ook voornamelijk belangrijk wanneer je de boodschap aan een grotere groep mensen moet overbrengen. 

Valkuil: uitstelgedrag

Een veelgemaakte fout bij slechtnieuwsgesprekken is uitstelgedrag. Het is begrijpelijk dat je opziet tegen het gesprek, maar uitstellen maakt het alleen maar moeilijker. Zowel voor jou als voor de ander. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de ander het nieuws al van iemand anders hoort of zelf conclusies gaat trekken. Plan het gesprek daarom zo snel mogelijk in.